Чтобы создать службу безопасности, крупным компаниям достаточно выделить средства из бюджета. Гораздо труднее решить подобную задачу малому и среднему бизнесу.
Собственная служба безопасности малому предприятию кажется излишней роскошью. Однако многие руководители недооценивают важность этой службы. Ведь именно она защитит то, что вы создавали. Задачу по созданию службы безопасности в организации можно упростить, разбив ее на пять этапов.
Как предприятию создать свою службу безопасности
Шаг 1. Определить цель
Прежде всего ответьте на вопрос: зачем предприятию служба безопасности? Потенциальные угрозы различны: от криминальных до неочевидных. Одна из них – хищение имущества компании работниками и недобросовестными контрагентами. Другая – необоснованные претензии налоговых и правоохранительных органов. В некоторых компаниях угрозой может стать даже некомпетентность персонала.
Пример. Служба безопасности мебельной фабрики выявила потенциальную угрозу – рядом открыли АЗС. Заправка не соответствовала нормам безопасности, поэтому вероятность пожара была велика. В этом случае пострадали бы склады и продукция фабрики. Служба безопасности компании собрала материалы, подтверждающие незаконность АЗС, и передала их в органы надзора. В результате заправку закрыли.
Шаг 2. Поставить задачи
После того как вы определите, какие риски грозят компании, оцените последствия. Работу службы безопасности направьте на преодоление конкретных угроз. Число остальных функций минимизируйте.
Расставляя приоритеты, советуйтесь с человеком, которому вы доверите руководство службой безопасности своего предприятия. Так, защита ювелирной компании направлена на пресечение хищений со стороны работников и на предотвращение нападений преступников. IT-компании важно защитить продукты интеллектуального труда от шпионажа и хищения. В первом случае речь пойдет о создании службы охраны, во втором – службы конкурентной разведки.
Пример. Директор предприятия по производству комбикорма для животных создал службу экономической безопасности. За два месяца она выявила схему хищения, которой долго пользовались сотрудники. Водитель, получив материалы от поставщика, по дороге делал остановку, сгружая часть пособникам. На предприятие он завозил на 10–15% меньше материалов. Кладовщик, который был в доле, приходовал материалы в первоначальном объеме, списывая их в производство. Третий участник схемы – сотрудник производства – подписывал бумаги о получении материалов. Дальше материалы перерабатывали в готовый продукт.
Схему раскрыли так: служба безопасности установила сканер на проходной. Обнаружили, что в середине кузова автомобиля есть пустое место. Дальше установили контроль за движением сырья на всех этапах производства, проводили беседы с работниками. Получив доказательства, устроили внезапную ревизию, которая выявила недостачу. После раскрытия схемы экономия на себестоимости продукта составила 10%
Шаг 3. Сформировать отдел
На крупных предприятиях подразделение безопасности отвечает за ряд направлений: юридическая защита, работа с персоналом и т. д. Но в малом и среднем бизнесе это невозможно. Если возложить все задачи на небольшое подразделение, то у него не будет времени на выявление реальных угроз для компании. Оптимальный состав службы безопасности для малых фирм – три человека:
- начальник службы, лучше бывший оперативный работник;
- заместитель начальника, например следователь или аналитик;
- специалист, это может быть аудитор.
Шаг 4. Рассчитать бюджет
Желание тратить меньше на службу безопасности обоснованно. Она не увеличивает прибыль, а предотвращает потери, которых может и не быть. Однако не экономьте на трех статьях.
- Зарплата сотрудников. Доходы специалистов службы безопасности должны соответствовать доходам других сотрудников. Цифра зависит от региона, но не ниже оплаты в правоохранительных органах: от 50 до 120 тыс. руб. – для рядового сотрудника, не менее 200 тыс. руб. – для руководителя службы.
- Доступ к информационным системам. Вашей службе безопасности понадобятся системы для проверки контрагентов, например: «Спарк», «Кронус» и т. п. На это нужно 100–300 тыс. руб. в год. Сюда же включите оперативные расходы сотрудников службы, которые составят не менее 100 тыс. руб. в год.
- Переподготовка сотрудников. Обучение на курсах дает знание о новых видах угроз, позволяет наладить связи со службами безопасности других компаний. На это заложите 100 тыс. руб. в год.
В целом на содержание службы безопасности придется тратить не меньше 3 млн руб. в год. Оценив затраты, вы, возможно, сделаете вывод, что дешевле отдать функции безопасности на аутсорсинг. Помните: в этом случае полностью контролировать безопасность компании не удастся. Сторонняя организация может создавать проблемы ради увеличения бюджета и расширения штата.
Шаг 5. Найти специалистов
Оценивая кандидата на должность начальника службы безопасности, обратите внимание на его послужной список. Обязанности должны быть аналогичны поставленным задачам.
Для охраны объекта подойдет человек, служивший в отделе вневедомственной охраны в МВД, или бывший сотрудник ФСО. Для защиты коммерческой тайны, предотвращения хищений нужны бывшие оперативные сотрудники МВД, ФСКН, ФСБ. Лучше тот, кто имел опыт руководящей работы, но не занимал высоких постов: руководитель группы, отдела. Выбирая между бывшим оперативником уголовного розыска и сотрудником отдела противодействия экономической преступности, предпочтите второго.
Пример
В компании решили создать службу безопасности. Заместитель директора посоветовал своего друга, который работал начальником отдела в правоохранительных органах. У него было высшее юридическое образование, 15-летний опыт оперативной работы. Приглашенный сотрудник обнаружил:
- обманные действия поставщиков сырья и покупателей;
- хищения персонала;
- нарушения в работе предприятия.
Начальник службы безопасности наладил систему учета материалов, поручил охране проверять грузы и документы. Изменили график дежурства охранников: поставили их на объекты, а не на посты. Контракты на поставку продукции заключали только после проверки фирм. Выявили контрагентов с плохой репутацией. Установили дополнительные видеокамеры, технический контроль по периметру предприятия. Кроме того, служба безопасности провела анализ документов компании. Обнаружили, что на только что построенную газовую котельную нет лицензии. Это позволило избежать претензий со стороны правоохранительных органов.
Дополнительные рекомендации по организации службы безопасности на предприятии
- Если у компании небольшой штат, то служба безопасности предприятия может состоять из одного человека. Компания сэкономит на оплате труда. Но останется риск подкупа этого сотрудника недобросовестными конкурентами или криминальными структурами.
- Подбирая кандидата на роль начальника службы безопасности, не стоит ограничиваться близкими знакомыми. Не у всякого директора есть друг детства, который служил в МВД. Не все бывшие оперативники в период службы занимались раскрытием преступлений или безопасностью объектов. Подобранный по такому принципу руководитель может неправильно оценить вашу благосклонность и отнесется к порученному делу спустя рукава.
- Начальник службы безопасности принимает решения в условиях цейтнота. Например, о приостановке отгрузки товара недобросовестному контрагенту. Наделите начальника службы безопасности полномочиями не ниже заместителя директора.
- В контракте с начальником службы безопасности пропишите жесткие штрафные санкции, если он необоснованно воспользуется возложенными на него полномочиями. Поручите руководителям отделов сообщать вам о злоупотреблениях со стороны службы безопасности предприятия. Обяжите начальника службы докладывать о результатах работы и эффективности отдела.
